福建自考00341公文寫作與處理知識(shí)點(diǎn)押題資料

　　小伙伴們是不是正在復(fù)習(xí)10月自學(xué)考試的內(nèi)容呀，以下是福建自考00341公文寫作與處理知識(shí)點(diǎn)押題資料

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　　　公文寫作與處理

　　考試-知識(shí)點(diǎn)押題資料

　　(★機(jī)密)

　　一、公文的概念及其含義(★★★單選/論述/簡(jiǎn)答)

　　公文即公務(wù)文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的 文書，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

　　含義：

　　1、公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織

　　2、公文形成的條是行使職權(quán)和實(shí)施管理

　　3、公文是具有法定效力和規(guī)范體式的文書

　　4、公文是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具

　　二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展 (★★單/多選)

　　1、原始社會(huì)：結(jié)繩記事;

　　2、商代后期：甲骨文書是我國(guó)迄今發(fā)現(xiàn)的最早的文書檔案;

　　3、西周：設(shè)立了專門管理文書的機(jī)構(gòu)與起草文書的官吏;

　　4、《尚書》是我國(guó)最早的一部政治文件匯編本;

　　5、秦漢時(shí)期，是我國(guó)封建社會(huì)文書工作的確立時(shí)期， 秦代出現(xiàn)的“

　　書”、“奏”，是我國(guó)最早的上行文;

　　三、文書、文件和公文(★單選)

　　1、文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務(wù)文書，也可以指私 人文書，是一個(gè)整體概念。最早出現(xiàn)于西漢，漢代以后文書被確定和沿 用。

　　2、文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務(wù)文件，也可指私人文 件，有時(shí)也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文件主要是指機(jī)關(guān)、組 織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。出現(xiàn)于清末。

　　3、公文：是指各機(jī)單位為了辦理公務(wù)而形成的文件材料。出現(xiàn)于東漢 末年和三國(guó)時(shí)期。

　　四、公文的特點(diǎn) (★★★單選/簡(jiǎn)答)

　　1、公文有法定的作者

　　2、公文有法定的權(quán)威

　　3、公文有特定的效用

　　4、公文有規(guī)范的體式

　　5、公文有規(guī)定的處理程序

　　法定作者是指依據(jù)憲法和其他有關(guān)法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和負(fù)擔(dān)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。

　　行文單位是指能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位， 稱為行文單位。

　　五、公文的作用(★★★單選/簡(jiǎn)答/論述)

　　1、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用

　　2、行為規(guī)范作用

　　3、傳遞信息作用

　　4、公務(wù)聯(lián)系作用

　　5、憑據(jù)記載作用

　　六、公文的分類(★★★單選/多選/簡(jiǎn)答)

　　1、按公文來(lái)源劃分：

　　(1)對(duì)外文件

　　(2)收來(lái)文件

　　(3)內(nèi)部文件

　　2、按公文的行文關(guān)系劃分：

　　(1)上行文(報(bào)告、請(qǐng)示)

　　(2)平行文(函)

　　(3)下行文(指示、決定、通知、批復(fù))

　　3、按公文秘密程度和閱讀范圍來(lái)劃分：

　　(1)秘密文件

　　(2)普通文件

　　(3)公布文件

　　4、按公文的制發(fā)機(jī)關(guān)性質(zhì)劃分：

　　(1)法律、法規(guī)文件

　　(2)行政文件

　　(3)黨的文件

　　5、按公文內(nèi)容性質(zhì)與作用來(lái)劃分：

　　(1)指揮性公文，如命令、指示、決定、意見、批復(fù)和政策性通知等;

　　(2)規(guī)范性公文，如各種條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、章程、規(guī)則等;

　　(3)報(bào)請(qǐng)性公文，主要是報(bào)告、請(qǐng)示等;

　　(4)知照性公文，如公報(bào)、公告、知照性通知、通報(bào)、函等;

　　(5)記錄性公文，如會(huì)議記錄、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要、大事記、值班日志等。

　　七、公文的文種(★單選/多選)

　　公文的文種就是每一份公文的名稱，人們把公文的名稱統(tǒng)稱為文種。

　　一份公文的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的公文名稱，可以概括地表明和反映各種公文的不同性能和不同作用，有利于機(jī)關(guān)公文的順利進(jìn)行和公文處理的規(guī)劃化、制度化。

　　2000年8月24日，國(guó)務(wù)院發(fā)布了新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》現(xiàn)行

　　公文文種13種：

　　1、命令(令)、2、決定、3、公告、4、通告、5、通知、6、通報(bào)、7、議案

　　8、報(bào)告、9、請(qǐng)示、10、批復(fù)、11、意見、12、函、13、會(huì)議紀(jì)要

　　八、公文寫作的含義

　　公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)

　　導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng)。

　　公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個(gè)過程。

　　起草初稿：是指構(gòu)思基本完成后動(dòng)筆行文，寫出公文初稿的具體過程。

　　討論修改：是指對(duì)初稿作進(jìn)一步加工直到形成送審稿的過程。

　　九、公文寫作的過程

　

　　十、公文質(zhì)量的重要性

　　思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。

　　文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。

　　行文規(guī)范：是指公文的種類、格式等都由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定，書寫要清楚，標(biāo)點(diǎn)要正確，文面要整潔。

　　“自己動(dòng)手，不要秘書代勞。”

　　“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。”

　　十一、公文寫作的特點(diǎn)與要求

　　

 

 

　　十二、公文寫作的步驟與方法(簡(jiǎn)述)

　　

 

 

　　

 

 

　　十三、公文的體式

　　公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。

　　

 

 

　　十四、公文的文體

　　公文的文體，是指在公文寫作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。

　　

 

 

　　公文的文體——公文的語(yǔ)言特點(diǎn)

　　

 

 

　　

 

 

　　十五、公文的構(gòu)成要素與文面格式

　　10要素：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章、主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期。

　　公文的文面格式即公文的規(guī)格式樣，是指公文的各個(gè)要素在公文文面上標(biāo)識(shí)的位置和書寫的樣式。公文要素可分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。

　　

 

 

　　公文的主體部分：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等項(xiàng)。

　　公文標(biāo)題，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題(事由)和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括和提示。

　　《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)證券市場(chǎng)宏觀管理的通知》

　　《中華人民共和國(guó)財(cái)政部令》

　　主送機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī)關(guān)，是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)，也稱主送單位或行為對(duì)象。

　　

 

 

　　正文，是公文的主體部分，是公文的核心。一般分為導(dǎo)語(yǔ)、正文主體、結(jié)束語(yǔ)三個(gè)部分。

　　

 

 

　　附件，應(yīng)在正文下一行加以標(biāo)示，位于正文的左下方，公文生效標(biāo)識(shí)之上，注明所附文件材料名稱及件數(shù)。

　　成文時(shí)間，是指公文形成的時(shí)間。成文時(shí)間要用漢字書寫，年月日要寫齊全，不得有任何省略，不得將阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用。

　　公文生效標(biāo)識(shí)，是指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名，它是證明公文效力的表現(xiàn)形式。

　　附注，一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍，使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明。

　　公文的版記部分：主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明。

　　抄送機(jī)關(guān)，是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門。

　　抄送機(jī)關(guān)的原則

　　十六、公文的排版與裝訂

　　十七、公文的稿本

　　公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的公文，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。

　　十八、行文規(guī)范

　　按照一定的規(guī)則或準(zhǔn)則來(lái)維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。

　　十九、行文關(guān)系

　　公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。

　　行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

　　二十、確定行文關(guān)系的基本原則(論述：試述確定行文關(guān)系的基本原則。/我國(guó)黨政機(jī)關(guān)確定行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。)

　　1.各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

　　國(guó)家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國(guó)憲法》規(guī)定的。

　　地方各級(jí)人民政府服從國(guó)務(wù)院是我國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。(國(guó)務(wù)院是最高國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的執(zhí)行機(jī)關(guān)。)

　　2.黨的各級(jí)組織的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。

　　下級(jí)服從上級(jí)，全黨服從中央是各級(jí)組織行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。

　　(黨的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，是黨的全國(guó)代表大會(huì)和它所和產(chǎn)生的中央委員會(huì)。)

　　二十一、機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分

　?、?同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

　?、?上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門和下級(jí)業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。

　?、?非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別高低，既無(wú)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無(wú)上下級(jí)業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系。

　?、?同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。

　　二十二、公文的行文方向與方式

　　1.逐級(jí)下行文

　　2.多級(jí)下行文

　　3.直達(dá)基層組織和群眾的下行文

　　1.逐級(jí)上行文：最基本、最常用

　　2.多級(jí)上行文

  　3.越級(jí)上行文

　　二十三、公文的行文規(guī)則

　　行文規(guī)則：是指機(jī)關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準(zhǔn)則。

　　1.注意隸屬關(guān)系，尊重機(jī)關(guān)職權(quán);

　　2.大力精減文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍;

　　3.在一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文;

　　4.牽涉到幾個(gè)部門的問題，部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級(jí)裁決，然后向下行文;

　　5.行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān);

　　6.主送機(jī)關(guān)與公文名稱要相互呼應(yīng);

　　7.關(guān)于聯(lián)合行文問題(必須是同級(jí));

　　8.關(guān)于“請(qǐng)示”的行文問題(一文一事);

　　9.關(guān)于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)的下行文問題(自己職權(quán)范圍內(nèi)和授權(quán)范圍);

　　10.在報(bào)刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應(yīng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行。

　　二十四、命令的概述

　　1.命令：簡(jiǎn)稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

　　2.適用范圍：

　　適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;

　　宣布重大強(qiáng)制性行政措施;

　　獎(jiǎng)懲有關(guān)人員;

　　撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

　　3.哪些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有權(quán)發(fā)布命令?

　?、僦腥A人民共和國(guó)主席。

　?、趪?guó)務(wù)院。

　?、蹏?guó)務(wù)院所屬各部、各委員會(huì)。

　　④縣級(jí)以上各級(jí)人民政府。

　?、萼l(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府

　　總之，就行政系統(tǒng)而言，國(guó)家最高領(lǐng)導(dǎo)人、國(guó)務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級(jí)以上地方各級(jí)人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。

　　黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不單獨(dú)使用“命令”這一文種。

　　二十五、命令的特點(diǎn)(簡(jiǎn)答)

　　1.權(quán)威性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是發(fā)布命令的必須是具有鄉(xiāng)以上級(jí)別的國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的執(zhí)行機(jī)關(guān)，不具備這一級(jí)別，或不是執(zhí)行機(jī)關(guān)，都無(wú)權(quán)發(fā)布命令;二是命令的內(nèi)容重要且具有不可更改性。

　　2.指揮性。是指命令的內(nèi)容具有指揮下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員行動(dòng)的功能。

　　3.強(qiáng)制性。下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員必須按照命令的指揮行動(dòng)。

　　二十六、命令的類型

　　1.公布令

　　也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國(guó)家公布法律，國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。

　　2.行政令

　　是國(guó)家行政機(jī)關(guān)為實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施而發(fā)布的命令。

　　3.嘉獎(jiǎng)令

　　是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的人員或集體而發(fā)布的命令。

　　二十七、命令的寫作

　　1.必須根據(jù)憲法、法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令。

　　2.要注意各類型命令寫作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)。

　　3.語(yǔ)言要準(zhǔn)確、凝煉、莊重、有力。

　　命令的內(nèi)容單一、一文一事，篇幅較短。

　　命令結(jié)構(gòu)：由標(biāo)題、編號(hào)、正文、簽署四部分組成。

　　標(biāo)題：(1)直接用文種;(2)發(fā)文機(jī)關(guān)+文種;(3)發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。

　　二十八、嘉獎(jiǎng)令應(yīng)當(dāng)怎樣寫

　　先進(jìn)事跡：應(yīng)放在正文的最前面，扼要清晰地說明受嘉獎(jiǎng)人最主要的功績(jī)，以證明此人確實(shí)值得嘉獎(jiǎng)。

　　嘉獎(jiǎng)內(nèi)容：說明給予受嘉獎(jiǎng)人怎樣的獎(jiǎng)勵(lì)，如授予榮譽(yù)稱號(hào)，晉職、晉級(jí)，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等等。

　　號(hào)召部分：表達(dá)發(fā)布命令者對(duì)于有關(guān)人員的期望，一般應(yīng)具體指出要向

　　受嘉獎(jiǎng)人學(xué)習(xí)什么，不可泛泛地叫幾句口號(hào)。

　　二十九、議案概述

　　1.議案：是有議案提出權(quán)的機(jī)構(gòu)或人民代表，向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)，提請(qǐng)審議事項(xiàng)的建議性公文。

　　2.適用范圍：國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。

　　特點(diǎn)：1.行文關(guān)系及辦理程序的法定性。2.行文內(nèi)容的單一性和可行性。

　　三十、議案的類型

　　根據(jù)提出者身份的不同，議案可分為兩大類：

　　1.由職能機(jī)構(gòu)提出的議案。

　　2.由人民代表提出的議案。

　　(1)由職能機(jī)構(gòu)提出的議案

　　職能機(jī)構(gòu)主要指國(guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)的辦事或執(zhí)行機(jī)構(gòu)，如全國(guó)人大主席團(tuán)、全國(guó)人大常委會(huì)、全國(guó)人大各專門委員會(huì)、國(guó)務(wù)院、中央軍事委員會(huì)、最高人民法院、最高人民檢察院等。

　　他們?cè)谌嗣翊泶髸?huì)期間提出的議案，不是一般的意見或建議，而是經(jīng)權(quán)力機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后馬上可以實(shí)施的方案。

　　(2)由人民代表提出的議案

　　人民代表在會(huì)議期間，可集體或聯(lián)名向大會(huì)提出議案。經(jīng)會(huì)議專門機(jī)構(gòu)研究后，有些可以作為正式議案，交大會(huì)審議，有些則作為建議、批評(píng)和意見，交有關(guān)部門處理。

　　三十一、議案的寫作

　　注意：1.提出的問題重要且已具備解決的條件。

　　2.要注意提出的權(quán)限和時(shí)限。提交議案，必須在大會(huì)規(guī)定的截止日期前，一般是在預(yù)備會(huì)議期間。

　　3.要注意行文格式和辦理程序。

　　標(biāo)題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成。

　　正文：要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。

　　議案的簽署：提案人可以是機(jī)關(guān)，也可以是機(jī)關(guān)首腦。

　　三十二、決定和決議的異同

　　三十三、決定的寫作

　　1.標(biāo)題：由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。

　　2.正文寫法(三種類型)：

　　A.指揮型：一般由決定理由、決定事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。

　　B.個(gè)案型：一般由個(gè)案事實(shí)分析(即決定理由)、決定事項(xiàng)、期望要求三部分組成。

　　C.知照型：只要把需要“廣而告知”的決定事項(xiàng)一一列出即可。

　　3.決定的文字要求準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔。

　　三十四、指示

　　指示是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。

　　特點(diǎn)：

　　針對(duì)性：只有在下級(jí)機(jī)關(guān)的工作碰到困難或出現(xiàn)偏差時(shí)，在上級(jí)機(jī)關(guān)有某些意思要下級(jí)領(lǐng)會(huì)、貫徹時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)才會(huì)主動(dòng)發(fā)出指示。所以針對(duì)性很強(qiáng)。

　　原則性：用“指示”指導(dǎo)工作，主要是指明工作要求、工作原則，防止在方針政策上出現(xiàn)偏差。

　　指示的類型：

　　按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：1.涉及全局問題，帶普遍性的指示。2.涉及局部問題，帶特殊性的指示。

　　指示的寫作：

　　標(biāo)題：一般由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。

　　正文：一般由指示根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求三部分組成。

　　指示根據(jù)：包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實(shí)根據(jù)等。

　　指示事項(xiàng)和執(zhí)行要求是指示的主要部分。

　　三十五、意見

　　意見是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。

　　類型：

　　1.直接指導(dǎo)型。是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直接對(duì)重要問題發(fā)表意見，用以指導(dǎo)下級(jí)的工作，其性質(zhì)相當(dāng)于“指示”。

　　2.批轉(zhuǎn)執(zhí)行型。這類“意見”是由職能部門提出，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同意，批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)各下級(jí)部門執(zhí)行。

　　寫作：注意內(nèi)容的政策性、原則性，對(duì)下級(jí)的要求要明確具體，表達(dá)條理要清晰。

　　1.標(biāo)題：一般也是發(fā)文單位+事由+文種。

　　2.正文：一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點(diǎn)闡述，其第一部分或第一點(diǎn)，多半是提出意見的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。后面部分則是對(duì)工作的具體要求 及實(shí)施的細(xì)則、步驟、方法等。

　　意見可以用于上行文、下行文和平行文。

　　三十六、公告、通告概述

　　1、概念：公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件;通告是機(jī)關(guān)、 團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知性文件。

　　2、適用范圍：“公告”適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng);“通告” 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

　　三十七、公告和通告的特點(diǎn)及差異

　　——發(fā)布的公開性：內(nèi)容都是公開的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發(fā)布的范圍不盡相同，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。

　　——事項(xiàng)的重要性：都是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發(fā)布。差別，一般公告公布的都是比較重 大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內(nèi)，是重要的事情。

　　——操作的嚴(yán)肅性：公告一般由國(guó)家各級(jí)政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，

　　必須由省級(jí)以上人民代表大會(huì)批準(zhǔn)，一般機(jī)關(guān)團(tuán)體，不能隨意發(fā)布公告。

　　三十八、公告、通告的兩大類型

　?、偕婕胺ǘㄊ马?xiàng)的公告、通告：在憲法、法律、法規(guī)賦予的權(quán)力范圍內(nèi)，有關(guān)機(jī)構(gòu)可以發(fā)布公告、通告，規(guī)定一些事項(xiàng)，有關(guān)人員必須遵守。(例：最高人民法院、最高人民檢察院關(guān)于不再追訴去臺(tái)人員在中華人民共和國(guó)成立前的犯罪行為的公告)

　?、谥招怨?、通告：目的是要群眾或有關(guān)人員知道，并不需要遵守和執(zhí)行。(例：

　　決定XXX為國(guó)務(wù)院總理;市政工程爆破作業(yè)，市民不要恐慌)

　　三十九、公告、通告的寫法

　　1、符合權(quán)限，一事一告;

　　2、內(nèi)容明確，語(yǔ)氣莊重;

　　3、注意格式：

　　標(biāo)題：=發(fā)文單位+事由+文種;=發(fā)文單位+文種;=事由+文種;=文種;

　　正文：簡(jiǎn)明扼要寫出公布事情，可略述理由，如公布的內(nèi)容較多，可分點(diǎn)列出，但不需要解釋，也可在正文最后加上“現(xiàn)予公告”、“特此公告”、“特批通告”等習(xí)慣用語(yǔ);

　　署名和日期：全文最后右下角，如標(biāo)題部分已顯示也可不署名。

　　四十、公報(bào)

　　1、概念：公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。

　　2、公報(bào)與公告異同：

　　相同之處：內(nèi)容公開性和重要性，發(fā)布機(jī)關(guān)權(quán)威性;不同之處：

　　——從發(fā)布機(jī)關(guān)看，前是黨的機(jī)關(guān)常用，后是政府機(jī)關(guān)多用;

　　——從內(nèi)容看，公報(bào)多用于發(fā)布會(huì)議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等，而公告多用于宣布單獨(dú)事件;

　　如：宣布尼克松即將訪華用公告，而公布尼克松訪華時(shí)中美談判的結(jié)果則

　　用公報(bào)。

　　3、公報(bào)的三種類型：

　　——會(huì)議公報(bào)：公布黨的重要會(huì)議召開的情況及會(huì)議所做決定;

　　如《中國(guó)共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會(huì)第一次會(huì)議公報(bào)》。

　　——統(tǒng)計(jì)公報(bào)：發(fā)布國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)字;

　　如《關(guān)于第一次全國(guó)基本單位普查結(jié)果的公報(bào)》。

　　——外交公報(bào)：涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上國(guó)家的政府、政黨、團(tuán)體等在會(huì)議或 交往后發(fā)表的文件，主要公布會(huì)談各方的觀點(diǎn)以及取得的共識(shí)。

　　如1972年2月28日中美兩國(guó)就尼克松總統(tǒng)訪華發(fā)表的《聯(lián)合公報(bào)》。

　　四十一、通知

　　1、概念：通知是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。

　　2、行文特點(diǎn)：使用面極廣，下行為主，也可平行;是使用最頻繁的文種。

　　3、根據(jù)適用范圍不同把通知分為六大類型：

　　——發(fā)布性通知：用于行政和黨內(nèi)規(guī)章制度;《中共中央關(guān)于印發(fā)XXX的通知》

　　——批轉(zhuǎn)性通知：用于上級(jí)批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文給所屬有關(guān)人員周知執(zhí)行;《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)關(guān)于廢止XXX的通知》

　　——轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，

　　讓其周知或執(zhí)行;《X省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于調(diào)整XXX工作人員津貼的通知》

　　——指示性通知：上級(jí)指示下級(jí)機(jī)關(guān)開展工作;《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步解決干部夫妻兩地分居問題的通知》

　　——任免性通知：任免和聘用干部;在機(jī)關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)容任免和聘用干部。

　　——事務(wù)性通知：處理日常工作中帶有事務(wù)性的事情，也可是傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)和群眾，開會(huì)、放假、繳費(fèi)通知等。

　　4、通知的寫法：

　　——標(biāo)題(1)發(fā)文單位+事由+文種;(2)事由+文種;(3)文種。

　　——正文：

　　發(fā)布性——寫明發(fā)布什么，請(qǐng)貫徹執(zhí)行即可;

　　批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性——寫明批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)什么，請(qǐng)貫徹執(zhí)行即可;如需發(fā)表對(duì)文件意見，如評(píng)價(jià)、貫徹要求和期望，另起一行;

　　指示性——寫明工作來(lái)由、工作內(nèi)容、工作要求;

　　任免性——寫明什么權(quán)力機(jī)關(guān)任免何人什么職務(wù)即可;

　　事務(wù)性——寫明周知或執(zhí)行的事情;

　　四十二、通報(bào)

　　1、通報(bào)概念：通報(bào)是在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)事項(xiàng)的告知性文件。

　　2、通報(bào)的特點(diǎn)：

　　——周知性：在發(fā)文范圍內(nèi)讓所有人都知道所通報(bào)的情況。(例：山西安全生產(chǎn)事故，三鹿奶粉事件等)

　　——指導(dǎo)性：讓群眾認(rèn)清事物的性質(zhì)，提高思想認(rèn)識(shí)。

　　3、根據(jù)通報(bào)承擔(dān)的任務(wù)，把通報(bào)分為三種類型：

　　——表彰先進(jìn)型：用于表彰個(gè)體或群體的先進(jìn)人物，公布他們的事跡，宣布 給他們的獎(jiǎng)勵(lì)，分析先進(jìn)思想，指出應(yīng)向他們學(xué)習(xí)什么。

　　——批評(píng)錯(cuò)誤型：用于批評(píng)犯錯(cuò)誤的個(gè)人或群體，公布他們的錯(cuò)誤事實(shí)，宣 布處分，分析錯(cuò)誤的性質(zhì)，指明應(yīng)吸取的教訓(xùn)。

　　——傳達(dá)事項(xiàng)型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便下屬開展 工作、處理問題時(shí)能做到心中有數(shù)。

　　4、正文的寫法：

　　表彰先進(jìn)型=介紹先進(jìn)事跡+宣布表彰決定+分析先進(jìn)思想+指明如何向先進(jìn)

　　學(xué)習(xí)。

　　批判錯(cuò)誤型=批評(píng)根據(jù)+錯(cuò)誤事實(shí)+處分決定+錯(cuò)誤性質(zhì)+善后辦法。

　　傳達(dá)事項(xiàng)型=通報(bào)事項(xiàng)的情況或精神(事項(xiàng)分析、性質(zhì)、重要性等)+對(duì)下屬或群眾的要求、期望。后一部分要視實(shí)際需要決定。

　　四十三、報(bào)告概述

　　1、概念：報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。

　　2、適用范圍:報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí) 機(jī)關(guān)的詢問。

　　3、特點(diǎn)：——重陳述：報(bào)告的主要任務(wù)是如實(shí)向上級(jí)陳述工作情況，事實(shí)

　　和意見的陳述應(yīng)當(dāng)是報(bào)告的主要內(nèi)容。

　　——有主見：匯報(bào)事實(shí)同時(shí)要提出自己的看法，有助于上級(jí)了解下級(jí)和考 慮問題。

　　四十四、報(bào)告的類型

　　四十五、請(qǐng)示概述

　　1、概念：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。

　　2、特點(diǎn):

　　——超前性：請(qǐng)示必須在辦事之前。凡請(qǐng)示中需要上級(jí)批準(zhǔn)、指點(diǎn)、幫助的部

　　分，都應(yīng)該是還沒有付之實(shí)行的。

　　——說明性：請(qǐng)示的目的在于向上級(jí)說明情況，請(qǐng)求幫助(如各種資源)。

　　——單一性：請(qǐng)示必須一文一事，不能在一分公文中同時(shí)評(píng)有示兩件以上的事情。

　　四十六、請(qǐng)示的類型

　　——請(qǐng)求批準(zhǔn)類：重大項(xiàng)目立項(xiàng)、大型涉外活動(dòng)、機(jī)構(gòu)變革、重要人事任免等等，都必須由上級(jí)批準(zhǔn)。《關(guān)于丹霞山風(fēng)景區(qū)列為國(guó)家重點(diǎn)風(fēng)景名勝區(qū)請(qǐng)示》

　　——請(qǐng)求幫助類：下級(jí)機(jī)關(guān)在權(quán)限范圍內(nèi)可以辦的事情，因條件限制無(wú)法辦好，可以通過請(qǐng)示，請(qǐng)求上級(jí)幫助?！蛾P(guān)于承辦省第六屆大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》

　　——請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類：一般是職能部門提出意見提出意見或建議，請(qǐng)求上級(jí)同意，并批轉(zhuǎn)各有關(guān)部門執(zhí)行。《關(guān)于審批第三批國(guó)家歷史文化名城和加強(qiáng)保護(hù)管理的請(qǐng)示》

　　四十七、請(qǐng)示的寫作

　　1、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。

　　2、請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

　　3、一般不得越級(jí)請(qǐng)示，因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　4、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示， 應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主

　　送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。

　　5、理由要充分，要求要合理：

　　6、標(biāo)題=事由+文種;(關(guān)于XX的請(qǐng)示);正文=請(qǐng)示理由+請(qǐng)示事項(xiàng)+結(jié)束語(yǔ);

　　7、結(jié)束語(yǔ)常用的有“可否，請(qǐng)批

　　示”“當(dāng)否，請(qǐng)指示”“請(qǐng)審批”“以 上請(qǐng)示如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。

　　8、語(yǔ)氣要謙虛、委婉、實(shí)事求是，商量口吻。

　　四十八、報(bào)告和請(qǐng)示的區(qū)別

　　1、報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文，請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。

　　2、報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

　　3、向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問時(shí)用報(bào)告，向上級(jí)機(jī)關(guān)要求審

　　核批示時(shí)，用請(qǐng)示。

　　四十九、批復(fù)概述

　　1、概念：批復(fù)是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的指示性公文。

　　2、特點(diǎn)：

　　——針對(duì)性：針對(duì)“請(qǐng)示”這一文種，針對(duì)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)，針對(duì)請(qǐng)示的問題。批復(fù)是針對(duì)性最強(qiáng)的文種，一定要有請(qǐng)示才答復(fù)。

　　——指導(dǎo)性：批復(fù)針對(duì)下級(jí)請(qǐng)示表態(tài)或發(fā)表意見，對(duì)下級(jí)的工作具有 指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級(jí)不能違背上級(jí)的批復(fù)。上級(jí)不批準(zhǔn)的事，就不能做，上級(jí)規(guī)定要做的事，要千方百計(jì)完成。

　　五十、批復(fù)的類型

　　——表態(tài)性批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)求批準(zhǔn)類的請(qǐng)示，同意或不同意;注意不同意需說明理由。

　　——指示性批復(fù)：提出處理意見，指導(dǎo)下級(jí)工作，作用上相當(dāng)于指示。

　　五十一、批復(fù)的寫作

　　批復(fù)一般比較簡(jiǎn)短，表態(tài)性的批復(fù)常常只有幾十個(gè)字或兩百字，指示性的批復(fù)略長(zhǎng)一些。

　　批復(fù)寫作要注意三點(diǎn)：

　　——要先回應(yīng)后批復(fù)：“收悉”、“收到”;

　　——態(tài)度要鮮明，措辭要明確;指導(dǎo)性的，下級(jí)容易把握;

　　——要及時(shí)批復(fù)：請(qǐng)示的事前性要求批復(fù)的時(shí)間性。

　　五十二、函的概述

　　1、概念：函是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文，即書信。

　　2、函的使用范圍極廣，使用頻率極高，函的用途主要包括四個(gè)方面：

　　A.平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系、往來(lái);

　　B.向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng);

　　C.業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無(wú)上下級(jí)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng);

　　D.機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來(lái)信等。

　　3、函的特點(diǎn)

　　——形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)：函雖然主要用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間的交往，但有時(shí)也可用于上下級(jí)之間的交往。比如一些一般性、事務(wù)性的

　　詢問和答復(fù)，就不一定用請(qǐng)示和批復(fù)，而可以用函。又比如有些工作上級(jí)機(jī)關(guān)想和下級(jí)機(jī)關(guān)商量著辦，不帶強(qiáng)制性質(zhì)，可以用函。

　　——務(wù)實(shí)性強(qiáng)：函多用于解決具體事務(wù)，內(nèi)容實(shí)在，務(wù)實(shí)性強(qiáng)。

　　五十三、函的類型

　　——商洽函：機(jī)關(guān)間商洽工作、討論問題，多用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān);

　　——問復(fù)函：機(jī)關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問，平行機(jī)關(guān)、上下級(jí)、不相隸屬機(jī)關(guān)都可以使用;

　　——請(qǐng)準(zhǔn)函：向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn);

　　——知照函：用于把自己管轄范圍的事情告訴有關(guān)機(jī)構(gòu)，適用范圍同上。

　　注意：向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示;向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請(qǐng)準(zhǔn)函。

　　五十四、函的寫作

　　——一事一函，直陳其事。

　　函的內(nèi)容，要直接陳述事項(xiàng)。函正文一般由緣由、事項(xiàng)、結(jié)語(yǔ)三部分組成。

　　緣由是交代為什么要寫這封函;事項(xiàng)是說明商洽、詢問、答復(fù)、請(qǐng)求，知照的具體內(nèi)容;結(jié)語(yǔ)是表達(dá)發(fā)函者的愿望，如“請(qǐng)研究后函復(fù)”“請(qǐng)同意”“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“特此函告”“此復(fù)”等等。

　　——語(yǔ)言平實(shí)、親切、自然。

　　一切從工作需要出發(fā)，不摻雜私人感情。要用商量的口吻，凡要對(duì)方做的事情，一定要用“請(qǐng)”字句。用語(yǔ)得注重謙恭有禮，尊重對(duì)方。

　　五十五、會(huì)議紀(jì)要概述

　　1、概念：是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文件。

　　2、特點(diǎn)：

　　——紀(jì)要性：把會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，歸納整理表述出來(lái)，不涉及會(huì)

　　議的一般過程及議而未決的事項(xiàng)。

　　——約束性：反映議定事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，對(duì)與會(huì)者和有關(guān)人員，具有約束力，與會(huì)者和有關(guān)人員的言論、行動(dòng)，不能違反會(huì)議決定的事項(xiàng)，必須按

　　會(huì)議的要求加以貫徹。

　　——知照性：公開發(fā)表或內(nèi)部交流可讓群眾和有關(guān)人員了解會(huì)議。

　　五十六、會(huì)議紀(jì)要的類型

　　五十七、會(huì)議紀(jì)要的寫作

　　1、會(huì)議紀(jì)要一般在會(huì)后起草，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才能定稿;協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t要與會(huì)各方領(lǐng)導(dǎo)人都同意才能定稿。寫會(huì)議紀(jì)要要以會(huì)議記錄、會(huì)議報(bào)告和發(fā)言、會(huì)議決議為依據(jù)，不能加進(jìn)會(huì)議以外的東西和寫作者個(gè)人的意見。

　　2、標(biāo)題=會(huì)議名稱+文種

　　3、正文=會(huì)議概況+會(huì)議內(nèi)容+結(jié)束語(yǔ);

　　結(jié)束語(yǔ)：小結(jié)正文，對(duì)與會(huì)者、下級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出希望和要求。

　　4、會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫，最后署名和撰寫日期

　　五十八、條例

　　概念：由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為的法規(guī)性公文。

　　條例在黨的機(jī)關(guān)系統(tǒng)，可以作為正式公文行文;在行政系統(tǒng)，不能單獨(dú)行文，只能以“令”、“決定”或“通知”的形式發(fā)布，和它們同時(shí)行文。

　　五十九、條例的類型

　　——黨中央機(jī)關(guān)制定的條例：規(guī)范全黨工作、活動(dòng)和黨員行為;如《中國(guó)共黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》

　　——國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定的條例：規(guī)范全國(guó)某方面行政工作;如《破壞地震應(yīng)急條例》

　　——地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例：規(guī)范地方某一方面工作;如《南京市粉煤灰綜合利用管理?xiàng)l例》

　　六十、規(guī)定

　　概念：規(guī)定是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。

　　規(guī)定可分為三種類型

　　——黨內(nèi)規(guī)定：《關(guān)于對(duì)違反〈黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作暫行條例〉行為的處理規(guī)定》

　　——法規(guī)性規(guī)定：《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)私營(yíng)企業(yè)暫行規(guī)定》

　　——一般性規(guī)定：機(jī)關(guān)團(tuán)體對(duì)某項(xiàng)工作作出的具體規(guī)定，不屬法規(guī)性質(zhì)，但在一定范圍內(nèi)有規(guī)范作用。如《XX大學(xué)關(guān)于優(yōu)秀碩士生攻讀博士學(xué)位暫行規(guī)定》。

　　六十一、規(guī)定和條例的異同

　　同：

　　規(guī)定在性質(zhì)上和條例一樣，屬于規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)章制度性的文種。

　　異：

　　1.條例規(guī)范的范圍大，制定和發(fā)布條例的機(jī)構(gòu)級(jí)別高;而規(guī)定規(guī)范的范圍較小，能夠制定和發(fā)布規(guī)定的機(jī)構(gòu)的級(jí)別可高可低。

　　2.從使用范圍來(lái)說，規(guī)定比條例廣，很多具體的工作可以用“規(guī)定”;而“條例”規(guī)范的工作一般帶有全局性，不涉及過于細(xì)小的工作。

　　六十二、條例和規(guī)定的寫作

　　1、要遵循四項(xiàng)基本原則;

　　2、起草規(guī)定和條例，要對(duì)現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，注意同其他法規(guī)

　　的銜接協(xié)調(diào);如涉及其他部門要協(xié)商取得一致。

　　3、內(nèi)容表達(dá)用“章條式”(復(fù)雜)、“條款式”(簡(jiǎn)單);

　　4、語(yǔ)言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。

　　六十三、規(guī)章類文書概述

　　——概念：規(guī)章類文書主要是指規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的規(guī)章制度類文書。

　　——適用范圍：適用于黨政系統(tǒng)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。

　　——特點(diǎn)：內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性、制定的程序性。

　　——常見類型：條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、 公約等文種。

　　六十四、規(guī)章類文書的寫作

　　六十五、計(jì)劃類文書的概述

　　——定義：是機(jī)關(guān)團(tuán)體為了達(dá)到某一目的或完成某一任務(wù)，對(duì)目 標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。

　　——類型：規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等。

　　——運(yùn)用廣泛：

　　大至國(guó)家：十五規(guī)劃/第八個(gè)五年計(jì)劃

　　小至一般單位：年度工作計(jì)劃/季度工作進(jìn)度安排

　　六十六、計(jì)劃類文書的作用和特點(diǎn)

　　作用：下情上達(dá);上情下達(dá);統(tǒng)一自身步調(diào)。

　　特點(diǎn)：

　　1、目標(biāo)的前瞻性：一個(gè)預(yù)期目標(biāo)，服從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益， 局部服從全局。

　　2、操作的預(yù)想性：借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)設(shè)想步驟和措施，如主觀 和客觀條件改變要進(jìn)行修改。

　　六十七、計(jì)劃類文書的類型

　　

　　六十八、計(jì)劃類文書的寫作

　　(一)分析情況要認(rèn)真細(xì)致。(二)確定目標(biāo)要實(shí)事求是。

　　(三)措施步驟要切實(shí)可行。(四)條目要分明，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。

　　計(jì)劃正文的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，條款式分條分點(diǎn)，眉目清晰。表格式一般用于說明任務(wù)分配、時(shí)間安排等內(nèi)容，好處是一目了然。

　　一個(gè)完整的計(jì)劃，內(nèi)容必須包括：現(xiàn)狀分析/目標(biāo)/任務(wù)/主要措施/實(shí)施步驟/執(zhí)行要求等部分。

　　六十九、總結(jié)的概述

　　——概念：機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對(duì)已做工作進(jìn)行概括和評(píng)估的文書。

　　——性質(zhì)：與計(jì)劃相對(duì)應(yīng)。工作之前做計(jì)劃，工作之后總結(jié):檢查計(jì)劃完成情況。

　　七十、總結(jié)的特點(diǎn)和類型

　　1、回顧性:回顧已經(jīng)做過的工作。

　　2、經(jīng)驗(yàn)性:把感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí),從具體工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為以后

　　的工作提供借鑒。

　　1、綜合性總結(jié)：關(guān)系全局,內(nèi)容涉及多方面，如《華南師范大學(xué)2012年度工作總結(jié)》。

　　2、專題性總結(jié)：只就一個(gè)方面/一項(xiàng)工作/一個(gè)問題進(jìn)行總結(jié)，比較單一。

　　七十一、總結(jié)的寫作

　　——回顧工作情況要實(shí)事求是：真實(shí)(既不夸大，也不縮小，“做的 好不如說(寫)的好”)、準(zhǔn)確地反映實(shí)際情況。

　　——總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來(lái)：除了少數(shù)事務(wù)性工作,一般都應(yīng)該總結(jié) 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn);經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以對(duì)今后工作有借鑒作用為重點(diǎn)。

　　——綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)。

　　七十二、調(diào)查報(bào)告的概述

　　——概念：針對(duì)現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告。

　　——作用：提供真實(shí)的社會(huì)情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露陰暗、解決工作中疑難問題服務(wù)。

　　——特點(diǎn)：針對(duì)性強(qiáng);紀(jì)實(shí)性強(qiáng)。

　　七十三、調(diào)查報(bào)告的類型

　　新聞性調(diào)查報(bào)告:

　　多由新聞工作者完成

　　引起社會(huì)關(guān)注

　　促進(jìn)問題解決

　　政務(wù)性調(diào)查報(bào)告:

　　多由政府工作人員完成

　　調(diào)查內(nèi)容/范圍由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決定

　　為制訂方針政策服務(wù),提供可供參考的情況

　　個(gè)案性調(diào)查報(bào)告:

　　針對(duì)個(gè)案

　　為解決問題提供事實(shí)依據(jù)

　　七十四、調(diào)查報(bào)告的寫作

　　做好調(diào)查前的準(zhǔn)備工作——深入調(diào)查——整理調(diào)查材料——撰寫文字報(bào)告

　　(一)深入細(xì)致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提：掌握全面 情況，不帶個(gè)人偏見;

　　(二)圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù);

　　(三)調(diào)查報(bào)告的格式。

　　七十五、講話類文書概述

　　講話類文書就是人們?cè)诟鞣N特定的場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。

　　從廣義上說，它不僅包括領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會(huì)議上和群眾集會(huì)上發(fā)表講話 時(shí)的文稿，也包括只代表個(gè)人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文 稿，它是在公眾場(chǎng)合經(jīng)常使用的文書。

　　七十六、講話類文書的類型

　　1、講話稿：通常指各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上宣讀的文稿。

　　發(fā)言：以群眾身份在會(huì)議上的發(fā)言稱為“發(fā)言”。

　　演講：演講活動(dòng)(如政治演講、學(xué)術(shù)演講、法庭演講等)中的連講帶演、聲情并茂的發(fā)言稱之為“演講”。

　　2、開幕詞、閉幕詞：

　　開幕詞是在大會(huì)開始時(shí)，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)宣讀的闡明會(huì)議宗旨、說明會(huì)議議題和議程、向與會(huì)代表提出希望的書面文稿。通常具有指導(dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。

　　閉幕詞是在大會(huì)結(jié)束時(shí)由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)宣讀的概括大會(huì)主要精神、總結(jié)大會(huì)成果、指出會(huì)后努力方向的文稿。通常具有總結(jié)性、激勵(lì)性和評(píng)估性的作用。

　　3、歡迎詞、歡送詞、答謝詞：

　　歡迎詞：是對(duì)客人的到來(lái)表示熱情的歡迎的一種講話類文書。

　　歡送詞：是送別客人時(shí)表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書。

　　答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時(shí)，向主人表示感謝的一種講話

　　類文書。

　　七十七、講話類文書的寫作

　　

 

 

　　七十八、記錄類文書概述

　　記錄類文書是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。

　　1、會(huì)議記錄：是如實(shí)記載有關(guān)會(huì)議基本情況和主要內(nèi)容的文書。

　　2、電話記錄：是在用電話處理公務(wù)時(shí)，記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。

　　3、接待記錄：是指在接待群眾來(lái)訪時(shí)，記載有關(guān)接待內(nèi)容的文書。

　　4、大事記：是將本機(jī)關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動(dòng)或重大事件按年、月、日 的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種文書。

　　七十九、記錄類文書的特點(diǎn)

　　1、內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性

　　2、材料的直接性

　　3、語(yǔ)言的實(shí)錄性

　　八十、記錄類文書的寫作

　　1、大事記的寫作一般應(yīng)包括：

　　標(biāo)題：機(jī)關(guān)名稱+內(nèi)容+大事記;機(jī)關(guān)名稱+大事記。

　　開頭：用于說明編寫目的、意義、體例及時(shí)限等問題。

　　正文：由時(shí)間和記事兩部分，按年、月、日安排記事先后順序。

　　結(jié)尾：用于說明材料的真實(shí)性和使用、處理等有關(guān)事項(xiàng)。

　　2、寫作要求：

　　A.要記述“大”事

　　B.要客觀真實(shí)

　　C.要言簡(jiǎn)意賅

　　八十一、簡(jiǎn)報(bào)類文書的概述和類型

　　概述：簡(jiǎn)報(bào)就是簡(jiǎn)明扼要的書面報(bào)告。是用于匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況、推動(dòng)工作開展的一種簡(jiǎn)短的、摘要性的信息載體。簡(jiǎn)報(bào)類文書雖不能代替正式公文，但卻是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應(yīng)用文書之一。

　　類型：簡(jiǎn)報(bào)類文書只是一種統(tǒng)稱，可以從不同的角度進(jìn)行分類。

　　1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：專門報(bào)道、交流有關(guān)重要會(huì)議的內(nèi)容和情況的簡(jiǎn)報(bào)。

　　2、工作簡(jiǎn)報(bào)：反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡(jiǎn)報(bào)。

　　八十二、建議類文書概述

　　建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。

　　特點(diǎn)：建議性;說理性;委婉性。

　　一般可分為議案、提案和建議等。

　　1、提案：是指提請(qǐng)機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討論、處理的意見或建議的文書。通常是由出席會(huì)議的代表把下級(jí)組織或群眾的意見或建議，用書面形式寫出并提交給會(huì)議審議。提案一般在各級(jí)政協(xié)會(huì)議和職工代表大會(huì)中使用。

　　2、建議：是組織、單位或個(gè)人對(duì)某向工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某個(gè)方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時(shí)使用的文書。

　　八十三、建議類文書的寫作

　　

 

 

　　八十四、公文處理工作的概念、特點(diǎn)、作用

　　——概念：主要是指機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。

　　——特點(diǎn)：1、政治性：是指機(jī)關(guān)的公文處理直接關(guān)系到黨和國(guó)家的方針政策、

　　法令法規(guī)的貫徹執(zhí)。

　　2、時(shí)限性：(1)凡是入文書部門的公文一般都要及時(shí)迅速地進(jìn)行處理，不能

　　延誤。(2)有的公文的處理要講究適時(shí)。(3)公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要注意

　　時(shí)間上的銜接。

　　3、機(jī)要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程度的機(jī)密性，以及文書工作崗位的重要性。

　　4、規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔的過程必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。

　　——公文處理工作的作用

　　1、助手作用 2、紐帶作用 3、查考作用

　　八十五、公文處理工作的基本任務(wù)

　　1.文件的收發(fā)、登記和分送;

　　2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦;

　　3.文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)和用印;

　　4.會(huì)議、匯報(bào)、電話的紀(jì)錄和整理;

　　5.文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作;

　　6.歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作;

　　7.處理群眾來(lái)信;

　　8.為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。

　　八十六、公文處理工作的基本要求

　　1、公文處理工作必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量;

　　2、公文處理工作必須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效;

　　3、公文處理工作必須做到安全可靠，確保機(jī)密;

　　4、公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、

　　分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀;

　　5、公文處理工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行;

　　6、精簡(jiǎn)文件，深入實(shí)際、反對(duì)官僚主義和文牘主義。

　　八十七、收文辦理程序

　　收文是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。

　　收文辦理程序主要有：

　　(一)簽收、拆封與登記;

　　(二)審核分發(fā)與傳閱;

　　(三)擬辦、批辦與承辦;

　　(四)催辦、查辦與注辦。

　　(一)簽收、拆封和登記

　　1.公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。簽收是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。

　　2.拆封，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。但文書人員只是對(duì)寫明由本機(jī)關(guān)或本部門收啟的封件進(jìn)行拆封。(領(lǐng)導(dǎo)人親啟信件除外)。

　　3.登記，公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來(lái)

　　源、去向，以保證文件的收受和處理。

　　(二)審核分發(fā)和傳閱

　　1、審核：機(jī)關(guān)文書部門收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或者地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽;使用公文文種、公文格式是否規(guī)范等。

　　經(jīng)審核對(duì)符合規(guī)定的公文，文書部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理、閱知。

　　2、分發(fā)：公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來(lái)文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

　　3、傳閱：公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

　　傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意：

　　1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)閱知的對(duì)象。

　　2.傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。

　　3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理。

　　4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱看人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

　　(三)擬辦、批辦與承辦

　　擬辦：公文的擬辦是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

　　批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。

　　承辦：是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

　　承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始，是公文處理中的一個(gè)關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。

　　八十八、發(fā)文辦理程序

　　發(fā)文是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。

　　發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。

　　發(fā)文辦理程序：

　　1)擬稿、審核與簽發(fā);

　　2)核發(fā)、繕印與校對(duì);

　　3)用印、登記與分發(fā)。

　　(一)擬稿、審核與簽發(fā)

　　1.擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程，是發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。注意事項(xiàng)：

　　

 

 

　　2.審核是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。審核的重點(diǎn)看：是否需要行文、公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。

　　3.簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。注意：

　　

 

 

　　(二)核發(fā)、繕印與校對(duì)

　　1.核發(fā)：指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。公文的核發(fā)應(yīng)由辦公室分管公文工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行。

　　2.繕?。褐笇?duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。

　　3.校對(duì)：指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對(duì)校正，以修改和消除書寫、排字上的錯(cuò)誤。校對(duì)是對(duì)文件質(zhì)量的最后一次檢查。

　　(三)用印、登記與封發(fā)

　　1.用?。褐冈谟『玫奈募霞由w機(jī)關(guān)印章。

　　2.發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記的作用，便于對(duì)文件進(jìn)行管理和查找。

　　3.封發(fā)：指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

　　八十九、什么是歸檔文件整理工作

　　2000年12月6日，國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。”它的適用范圍是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。

　　九十、歸檔文件整理的幾個(gè)基本概念

　　1.歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　2.歸檔文件的整理把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實(shí)際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實(shí)際進(jìn)行文件整理時(shí)，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進(jìn)行后續(xù)程 序的工作。“正本與定稿為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件”。

　　九十一、歸檔文件整理的基本原則

　　(1)遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件在形成過程有其自身的規(guī)律，每一個(gè)機(jī)關(guān)，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，記述和反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部活動(dòng)和全部歷史。同時(shí)任何一個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都不可能是孤立地進(jìn)行的，必須同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)發(fā)生上下左右、四面八方、多種多樣、錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系。

　　(2)區(qū)分文件的不同保存價(jià)值。文件的保存價(jià)值是由文件本身固有的內(nèi)在的各種因素決定的，文件內(nèi)容的重要程度不同，所起的作用不同，保存價(jià)值也就不同。

　　(3)便于保管和利用。便于保管和利用，是歸檔文件整理的根本目的，也是衡量歸檔文件整理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的文件是否便于保管和利用，不僅關(guān)系到機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展，而且關(guān)系到機(jī)關(guān)檔案室、各級(jí)檔案館工作有無(wú)可靠的基礎(chǔ)和保證。

　　九十二、歸檔文件整理的工作步驟

　　歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。

　　1.裝訂。裝訂是歸檔文件整理的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來(lái)。

　　“件”內(nèi)文件排列方法是：正本在前，定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后;結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后;漢文本在前、少數(shù)民族文本在后;中文文本在前，外文文本在后。

　　2.分類：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

　　歸檔文件分類方法：

　　1.按年度分類;

　　2.按保管期限分類;有(永久50年以上)、長(zhǎng)期15-50年、短期15年以下三種。

　　3.按機(jī)構(gòu)或問題分類;

　　4.幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用。

　　3.排列：是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列的具體方法：

　　1)對(duì)同一事由的歸檔文件，可按文件形成時(shí)間的先后順序或者按文件的重要程度排列。

　　2)對(duì)不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由形成時(shí)間的先后排列和按事由的重要程度排列。

　　3)零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表中加以說明。

　　4.編號(hào)：歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來(lái)，為后續(xù)的編目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。

　　5.編目：歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄。包括歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成。

　　6.裝盒：將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。

　　九十三、公文歸檔

　　含義：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。